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秘書要先稱職再升職 中國青年
張俊傑
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“秘書”不是一個吃青春飯的職業,而是一份使人受益終身、大有可為的事業。

 

      秘書是一個使人受益終身的職業,如果懂得珍惜在領導身邊工作的機會,時時處處留心學習他們的管理藝術、領導智慧、經商之道、處事之法,同時又善於抓住在領導面前表現自己才華的良機,你就會有無窮的進步空間。

 

秘書要有幹事業的心態

 

      美國石油大王洛克菲勒,在寫給兒子的一封信中這樣說:“如果你視工作為一種樂趣,人生就是天堂;如果你視工作為一種義務,人生就是地獄。”

      工作態度決定了人生的高度。對秘書來說,把自己的工作當作一項事業來做,滿懷工作熱情,通過自己的工作讓領導把事業做得更好,同時在工作中不斷完善提高自己,就會有無窮的進步空間。

      浪琴錶中國區副總裁麥姬麗,既非名校畢業,也沒有學過流行的MBA,她的第一份工作就是秘書。

      在很多人眼裏,秘書就是文書,只要接接電話,整理資料,做好這些不需要太多創造性的工作就能過關。但是,麥姬麗卻不這麼認為,她說:“作為一名秘書,我給自己的任務是,幫助領導把事業做得更好,幫助整個團體順利工作。做秘書這一項,你可以在不同的行業裡工作,這樣可以讓你學到許多東西。當你對不同的行業有了了解,自己也嘗試過和各類行業的人打交道,你才有可能發現哪個工作才是你真正合適做的。找準自己最適合的事業,你就有動力去進步。”

      有了幹事業的心態,麥姬麗的發展空間一下子變大了。她發現,與其他同事相比,自己有更多機會接近領導,也多了鍛煉才幹、展示才華的機會。做第一份秘書工作時,麥姬麗和領導合作得非常好,結果後來當領導有機會去“浪琴”發展時,也把她帶到了這家大企業。

      在浪琴,麥姬麗繼續從事秘書工作,並給自己一個很高的定位,不斷髮掘出自己在晉職方面的潛在優勢。憑藉幹事業的勁頭,麥姬麗這個曾經不起眼的秘書找到了一條晉職的捷徑,榮升浪琴錶中國區副總裁,而隨後浪琴錶在內地市場的業績也達到了全球銷量和銷售額第一。

      從秘書到副總裁,麥姬麗只用了十年時間。這一成就的取得,給我們帶來了很多有益的啟示。麥姬麗的可貴之處在於,把秘書工作當作事業來干,從而印證了一句話:“心胸有多大,舞台就有多大。”

 

秘書是最鍛煉人的職業

 

      當個秘書,容易;做個稱職的好秘書,很難。秘書工作最考驗人,也最鍛煉人。只有那些肯於經受磨煉、認真做事的人,才會出成績,不斷升職。

      吳士宏是被人們稱為“打工皇后”的著名女強人。她在自傳中回憶說:“在IBM工作的最早的日子裡,我扮演的是一個卑微的角色,沏茶倒水,打掃衛生,完全是腦袋以下肢体的勞作,我曾感到非常自卑,連觸摸心目中的高科技象徵的傳真機都是一種奢望……”

      由於工作踏實、認真,肯動腦子,吳士宏在秘書崗位上一步步迎頭趕上,累積的經驗越來越豐富,才幹也越來越大,由此在IBM得到了許多發展的機會。後來,她還擔任過微軟大中華區CEO、TCL集團總經理,成為名副其實的“打工皇后”。

      從一個默默無聞的小秘書,到成為著名的女強人,吳士宏的經歷表明:秘書絶對是一個可以有所作為的職業。對那些初入職場,資歷平平的新人來說,一旦選擇了秘書這個崗位,就應該主動接受歷練,在成長、進步中採摘成功。

 

秘書的細心和悟性很重要

 

      秘書工作頭緒多,環節多,規矩多,“錯誤”的種子無處不在。稍不留神,就會出現各種紕漏,甚至釀成大錯。怎樣避免工作中出現各種失誤,提升解決問題的能力呢?對秘書來說,最重要的就是要有細心和悟性。

      細心地觀察領導的日常工作:秘書必須學會細心地觀察領導,才能更好地配合領導工作。比如,領導每天見了哪些人,打了哪些電話,批了哪些檔案都要了如指掌。又比如,領導在約見客人時,先後順序的安排,談話時間的長短,說話的口氣,關注的問題等等。掌握了這些情況,秘書才能清楚地知道自己應該做什麼,不應該做什麼,以及如何去做,怎麼做好。

      細心才能掌握領導的“禁區”:對秘書來說,清楚地知道自己應該為領導做什麼,還遠遠不夠。更重要的是,秘書要知道哪些事情不能做,哪些話不能說。這是因為,許多領導在工作上或情感上都有自己的“禁區”,這些禁區似乎是天生的,沒有什麼理由,別人碰不得,一碰他就暴跳如雷。

      因此,秘書必須細心,留意領導的禁忌,不踏入領導的“禁區”。做一個善解人意的秘書,領導會更加信任你,你與領導之間的交流就會更多,你才能成為名副其實的助手。更重要的是,一個善解人意的秘書,是領導的“後台朋友”,升職潛力和空間都會大大增加。

      孔子說:“舉一隅不以三隅反,則不復也。”意思是教人認識四方的東西,舉出一個角為例,讓他類推另外三個角,如果不能類推,就不要再教他。在秘書工作中,雖然勤奮、忠誠都必不可少;但是,心細、悟性高的人更容易出色辦事、高效辦事,贏得領導的賞識。

      悟性讓秘書變被動為主動:有的秘書工作很努力,卻不善於總結經驗、教訓,結果一生都在做無用功,難以脫穎而出。說到底,他們都缺乏悟性——在工作中不善於舉一反三,只能原地踏步。

      俗話說,一等人不用教,二等人用言教,三等人用棍教。人人都想變得更聰明,取得更大的成就。關鍵是,要有“停下來、想一想、繼續走”的意識,做到善於觀察、勤於思考、靈活變通。這樣,才能適時調整自己的步伐和節奏,做到處世靈活,辦事幹練。對秘書來說,悟性高,頭腦靈活,才能在千頭萬緒中抓住關鍵,在工作中變被動為主動。
悟性讓秘書了解領導的真實想法:領導的工作千變萬化,領導的想法也常常不斷變更,讓人捉摸不定。秘書只有具備一定的悟性,才能準確拿捏領導的真正想法,有許多工作就可以提前准備,這樣就不至老處於被動狀態。比如,領導需要材料的時候,秘書已經准備好了;領導想要見什麼人的時候,秘書已經把對方的電話號碼找了出來……這些功夫都要靠不斷的感悟去把握、訓練。

 

秘書要先稱職再升職

 

      對秘書來說,什麼是“稱職”呢?有出色的寫作能力、口才技巧、溝通藝術,把上司交代的事情辦好,這些只是最基本的,僅僅有這些還不夠,秘書還應該用“心”工作,才能讓自己更稱職。

      把忠心獻給組織:無論是事業單位的秘書,還是企業秘書,都應該對組織忠心、負責,關心組織的發展,維護組織的利益。有了這種忠心,才能盡職盡責地工作。

      把放心獻給領導:為領導服務是秘書人員的重要職責。秘書人員必須以嚴格的組織紀律、絶對的服從意識、過硬的思想作風、精湛的業務技能和出色的工作業績讓領導放心。

      把熱心獻給同事:秘書既要為領導服務,又要為同事服務。在工作中幫助同事,在溝通中理解同事,主動幫助那些遇到困難的同事,這樣的秘書才能用“熱心”換得“真心”,讓自己的工作更出色。

      把真心獻給客戶:從某種意義上說,客戶就是企業的衣食父母。秘書在與客戶打交道的過程中,務必要真心實意地做好溝通、服務工作,不能有半點含糊。因為許多時候,客戶在領導面前的一句話決定着秘書的生死。

      把恆心獻給事業:秘書工作事無巨細,繁雜枯燥,容易使人産生厭倦情緒。所以,秘書成就事業貴在堅持,貴在恆心。明智的秘書應當高度重視“九十九步的努力”是一半、“最後一步”也是一半的哲理。要堅信只要持之以恆地努力,終有得到回報的那一天。

      把平常心獻給自己:做好秘書工作,貴在心態平和,切忌攀比浮躁。升遷有先後,名利有機遇。工作向前看,名利往後看,踏踏實實做事,坦坦蕩蕩做人,可能不一定會好到哪裏去,但絶不會壞到哪裏去。真正能成大器的人,往往都是高調做事、低調做人者。

      (選自《先做秘書後做領導》,石油工業出版社出版)

責任編輯:韓春麗



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